برنامج المحاسبة في الأردن: قائمة فحص قبل الشراء
برنامج المحاسبة الجيد لا يكتفي بتسجيل الفواتير. يحتفظ بسجل تدقيق واضح، ويُخرج التقارير التي يحتاجها محاسبك، ويلتزم بقواعد الضريبة التي تنطبق على شركتك. استخدم هذه القائمة لمقارنة الخيارات قبل أن تلتزم بأحدها.
ما الذي يجب أن يسجّله البرنامج
يجب تسجيل كل عملية بيع وشراء مع تفصيل ضريبتها، ومطابقة كل حركة في البنك مع دفتر الأستاذ. وينبغي أن تُظهر الذمم المدينة والدائنة أعمارها، لتعرف من يدين لك ومن تدين له. وإقفال الفترة يجب أن يقفلها، حتى لا تتغير الأرقام التي راجعها محاسبك دون أن يلاحظ.
الضريبة والفوترة الإلكترونية
الشركات المسجّلة في ضريبة المبيعات في الأردن تُصدر فواتيرها عبر النظام الوطني للفوترة الإلكترونية (JoFotara) وفق القواعد التي تنطبق عليها. اسأل كل مورد كتابيًا: هل يُصدر البرنامج الفواتير بالشكل الذي يطلبه النظام؟ وهل هو مرتبط بـ JoFotara؟ ومنذ متى؟
لا تكتفِ بالإجابة الشفهية. القواعد وحالة الربط كلاهما يتغيّر، فدوّن ما يؤكده المورد مع التاريخ.
العملات والفروع والشركات
- هل يمكن التسجيل بالدينار الأردني وبعملة أخرى، مع حفظ سجل أسعار الصرف؟
- هل يمكن تقسيم التقارير حسب الفرع أو المنفذ أو مركز التكلفة، مع بقاء المجموع مطابقًا لإجمالي الشركة؟
- إذا كانت لديك عدة شركات، هل يمكن لمستخدم واحد الوصول إليها دون خلط بياناتها؟
- هل يمكن توزيع فاتورة واحدة على أكثر من مركز تكلفة، مثل فاتورة مشتركة؟
التقارير وإقفال الشهر
- ميزان المراجعة وقائمة الدخل والميزانية العمومية، بالعربية والإنجليزية
- أعمار الذمم المدينة والدائنة، وكشف حساب لكل عميل ومورد
- طريقة واضحة للانتقال من الإجمالي إلى الحركات التي تكوّنه
- مدة إقفال الشهر: كم تستغرق، وما الذي يقفل الفترة المغلقة؟
الصلاحيات والاعتماد والتدقيق
- أدوار وصلاحيات لكل مستخدم، حتى لا يستطيع موظف المبيعات تعديل دفتر الأستاذ
- خطوات اعتماد للمدفوعات التي تتجاوز حدًا تحدده
- سجل تدقيق يُظهر من غيّر ماذا، ومتى
- نسخ احتياطية، واختبار استعادة يمكنك الاطلاع عليه، وإجابة واضحة عن مكان حفظ البيانات
الانتقال من نظامك الحالي
صدّر الأرصدة الافتتاحية عند تاريخ محدد، وطابقها مع البنك ومع أرصدة العملاء والموردين، ثم ابدأ النظام الجديد من ذلك التاريخ. احتفظ بالملفات القديمة للاستعلام طالما تقتضي سياسة السجلات لديك. وشغّل النظامين جنبًا إلى جنب لإقفال شهر كامل قبل أن تعتمد على الجديد وحده.
أين يقع BYTE من ذلك؟
يضع BYTE المحاسبة في القلب. تُرحَّل المبيعات والمشتريات والمخزون والموارد البشرية والرواتب والأصول الثابتة إلى دفتر الأستاذ نفسه، فتتطابق الأرقام في كل وحدة. وهو قريبًا. ربط النظام بـ JoFotara ضمن خطتنا وغير جاهز بعد، فاسألنا عن حالته الحالية قبل أن تقرر.
أما الجانب المتعلق بالمطاعم، فراجع قائمة نقاط البيع للمطاعم، التي تغطي أسئلة الفوترة الإلكترونية التي تطرحها على مورد نقاط البيع.
أسئلة شائعة
هل تستطيع الشركة الصغيرة الاستمرار في استخدام الجداول الإلكترونية للمحاسبة؟
ربما، إذا كانت شركة صغيرة جدًا وعدد عملياتها قليل. لكن بمجرد أن تكون لديك عدة حسابات بنكية، أو مخزون، أو رواتب، أو أكثر من فرع، يصعب إثبات تطابق الأرقام، ويطول إقفال الشهر.
هل يجب أن يعمل برنامج المحاسبة بالعربية؟
نعم. يجب أن تعمل الشاشات والمستندات والتقارير بالعربية والإنجليزية، لأن موظفيك ومدقق الحسابات وأوراقك الضريبية قد تستخدم أيًا منهما.
ماذا أسأل قبل أن أنتقل إلى نظام آخر؟
اسأل كيف تُنقل الأرصدة الافتتاحية، وكيف يبدو التصدير الكامل إن غادرت، ومن يدعمك خلال أول فترة إقفال.
هذا الدليل معلومات عامة، والقواعد الضريبية تتغير، فتحقّق من المتطلبات الحالية مع محاسبك. تواصل معنا للحصول على إجابة مكتوبة عن أي سؤال هنا.